De thuiswerkplek vergoeden onder de WKR
Nu thuiswerken als gevolg van de corona-crisis in veel bedrijven noodzakelijk is geworden, vragen veel werknemers aan hun werkgever om hun thuiswerkplek in te richten. Het is mogelijk om de werknemer belastingvrij een bedrag uit te keren hiervoor. U kunt er ook voor kiezen om materiaal ter beschikking te stellen. In een aantal cao’s zijn hier afspraken over vastgelegd. SalarisNet zet de mogelijkheden op een rij.
De werkgever kan voor meer dan alleen de computer, een bureau en een stoel een vergoeding aanbieden. Ook communicatiemiddelen, zoals de eigen mobiele telefoon van de werknemer, het internetabonnement of gebruik van de pc van de werknemer kunt u vergoeden. De belastingdienst heeft hiervoor in het Handboek Loonheffingen duidelijke richtlijnen aangegeven.
Vergoeden van communicatiemiddelen
Gebruikt de werknemer een communicatiemiddel voor 10 procent of meer zakelijk? Dan mag de werkgever de kosten hiervoor vergoeden. Hier onder vallen de smartphone, het telefoonabonnement, het internetabonnement en eventuele kosten voor software op de computer of telefoon. Het gebruik van een computer mag alleen worden vergoed als de computer voor 90 procent of meer zakelijk wordt gebruikt. Gebruikt de werknemer zijn eigen computer voor het thuiswerk tijdens de corona-crisis? Dan mag u het apparaat vergoeden.
Inrichting werkplek
Voorheen mochten werkgevers de werknemer 1815 euro geven om zijn thuiswerkplek in te richten. Van dat geld kon de werknemer naar eigen inzicht bijvoorbeeld een stoel, bureau, kast en eventuele andere inrichting aanschaffen. Deze inrichting moest wel voldoen aan de arbo-eisen. Inmiddels is deze regeling achterhaald. Inmiddels gelden alleen nog de regels van de WKR. Voordat u overgaat tot het inrichten van de werkplek, is het aan te raden om een thuiswerkovereenkomst met de werknemer af te sluiten. Daarin moet ten minste staan dat de werknemer 1 dag per week thuis werkt.
Materiaal ter beschikking stellen
Het is niet verplicht om de werknemer geld te geven voor de inrichting. De werkgever kan het materiaal ook kosteloos ter beschikking stellen. De werknemer moet dan al het materiaal (laptop, bureau, kasten) dat ter beschikking werd gesteld weer inleveren als hij uit dienst gaat.
Noodzakelijkheidscriterium
Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur zijn onder de WKR een gerichte vrijstelling. Maar alleen als het materiaal voldoet aan het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium.
Dit is het geval als:
- de voorziening naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking;
- hij de voorziening betaalt en de kosten niet doorberekent aan de werknemer;
- de werknemer de voorziening moet teruggeven of de restwaarde van deze voorziening aan u moet betalen als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking
Geeft de werknemer de voorziening niet terug moet de werkgever de (restwaarde van de) voorziening tot het loon rekenen. De werkgever mag dit loonbestanddeel ook als eindheffingsloon aanwijzen. Heeft de werknemer privévoordeel van de voorziening? Dan hoeft u dit voordeel niet tot het loon te rekenen. U mag wel een eigen bijdrage vragen als u uw werknemer laat kiezen voor een duurdere uitvoering van de noodzakelijke voorziening. De eigen bijdrage trekt u dan van het nettoloon af.
Flexkantoor
Heeft de werknemer geen ruimte voor een kantoor aan huis, waar kan hij ook niet naar kantoor komen? Dan kan de werkgever ook een flexkantoorruimte ter beschikking stellen. Deze ruimtes voldoen aan alle arbo-eisen en de werkgever betaalt een bedrag per dag, week of maand voor het gebruik van de ruimte.
Bron: SalarisNet- op 21 jul 2020
Laatste update 21 juli 2020
Bij vragen bel Pim Hilbrink 035- 6914700 of mail w.n.hilbrink@hilbrink-advies.nl
